Um dos infernos do mundo corporativo são as reuniões.
Quase sempre elas giram em torno de palavras e conceitos abstratos, e não de coisas reais. Transmitem uma quantidade absurdamente pequena de informações por minuto.
Geralmente as reuniões têm uma pauta tão vaga que ninguém sabe ao certo qual é seu objetivo. Em sua maioria permitem que assuntos que não estavam programados tomem 90% do tempo. E qual dos integrantes se prepara convenientemente sobre o que será tratado?
Observe um fenômeno curioso: elas se reproduzem de um modo fantástico. Uma reunião leva a outra, que leva a outra, e assim infinitamente.
E se uma reunião requer apenas dez minutos para chegar ao objetivo, lá se vão trinta minutos, quando não uma hora.
Se você pensar bem, o custo é alarmante. Uma reunião de cinco gerentes durante uma hora custou a soma de cinco horas de trabalho. Ou seja, você acaba de trocar cinco horas de produtividade por uma hora de reunião da qual provavelmente nada saiu de bom.
No entanto, se uma reunião é imprescindível, siga algumas regras:
Primeira: programe um despertador. Quando ele tocar, a reunião acabou. E ponto final.
Convoque o menor número possível de pessoas.
Tenha sempre uma pauta clara que seja do conhecimento prévio de todos.
Marque o encontro no local do problema em vez da sala de reuniões. Aponte para coisas reais e proponha mudanças reais.
Conclua com uma solução, determine quem ficará responsável por implementá-la e marque a data de entrega.
Esta é a receita da eficiência.